Para ayudar a nuestro equipo de contabilidad a ser lo más eficiente posible, comenzamos por identificar los cuellos de botella en su flujo de trabajo con el objetivo de introducir herramientas de automatización que permitieran eliminar la mayor cantidad posible de problemas. Entre los principales cuellos de botella que identificamos se encontraba la necesidad de que los contadores repitieran tareas, como crear las mismas facturas cada mes o procesar los recibos entrantes. Tareas que, si bien son importantes para el proceso, consideramos que no deberían consumir el tiempo de nuestros contadores altamente cualificados.
Decidimos automatizar primero la creación de facturas recurrentes, ya que se trata de una tarea sencilla pero que consume mucho tiempo. En lugar de redactar una nueva factura cada mes para enviarla a los clientes, configuramos robots que pueden generar automáticamente las facturas y enviarlas al cliente en un momento predeterminado, o bien, establecer un recordatorio para que el equipo de contabilidad las revise manualmente antes de enviarlas. En ambos casos, la necesidad de crear la factura una y otra vez deja de ser necesaria.
Al agregar al sistema un tipo de plantilla de factura, con variables en lugar de la fecha y el nombre del cliente, el robot puede generar automáticamente una nueva factura con la información correcta incluida. El momento en que se activa el robot es totalmente personalizable; en nuestro caso, generamos las facturas el último día de cada mes.
La eliminación de esta tarea repetitiva proporciona a nuestro equipo de contabilidad una mayor capacidad y tiempo para realizar otras tareas. También ayuda a evitar errores o fallos humanos al adelantar la mayor parte del trabajo.
