Actualizaciones diarias automatizadas en el messenger

Los robots de SquidWeb fueron creados para automatizar los principales cuellos de botella en los flujos de trabajo. Una parte fundamental de cualquier flujo de trabajo eficiente es proporcionar la información adecuada a los miembros del equipo.
Los mensajes de actualización diaria ofrecen una solución precisamente para esto. Enviados directamente al messenger integrado del usuario, las actualizaciones automatizadas incluyen toda la información del sistema SquidWeb que un individuo o equipo necesita para planificar su día de manera eficiente.
El robot envía cada mañana una lista interactiva de información personalizada a tu equipo. Esta funcionalidad se incluye de serie en SquidWeb, proporcionando un proceso integrado a tu equipo desde el primer día en que inicias sesión.

Una solución para las reuniones diarias

El robot de actualización diaria envía un mensaje cada mañana al canal asignado en el messenger de SquidWeb. El mensaje está adaptado a las necesidades del canal al que se asigna; esto puede ser un canal de equipo, proporcionando a todos los miembros la información que les ayudará a planificar su día, o bien puede ser una actualización personalizada para un individuo.

Actualizaciones para equipos
A los usuarios de SquidWeb se les asigna un tipo de inicio de sesión cuando se crea su cuenta, dependiendo de su rol. Este tipo de inicio de sesión define a qué funcionalidades tienen acceso y, a su vez, qué información necesitan tener en el día a día. A todos los equipos se les proporciona un canal dedicado en el messenger de SquidWeb para ayudar a mantener la comunicación lo más fluida posible. Los robots de actualización diaria del equipo se activan justo antes de que los miembros del equipo inicien sesión por la mañana, de modo que tengan acceso instantáneo a lo que necesitan para comenzar a planificar correctamente y trabajar de manera eficiente.

Actualizaciones personales

Además de la información del equipo, cada usuario individual recibe una actualización diaria personal, que incluye los proyectos, correos y estadísticas a los que está asignado o que ha creado personalmente dentro de SquidWeb. Esto proporciona a todos nuestros usuarios una lista de verificación sencilla y accesible que pueden seguir cada día, eliminando la necesidad de rastrear todas sus tareas por separado.

El objetivo aquí es garantizar un flujo de trabajo fluido, y para ayudar a mantenerlo, todos los elementos incluidos tanto en las actualizaciones del Equipo como en las personales se vinculan directamente a la página correspondiente dentro de SquidWeb. Esto significa, por ejemplo, que si el mensaje incluye una lista de todas las facturas pendientes, al hacer clic en una de las facturas de la lista se abrirá directamente en SquidWeb.

Cada mensaje se organiza en listas que muestran todos los elementos de esa categoría junto con sus estadísticas y su estado. Por ejemplo, si se incluyen proyectos en el mensaje, el robot enviará una lista de todos los proyectos asignados al usuario (o a la empresa), junto con sus estados actuales.

El sistema puede crear de manera inteligente tareas (“ToDo”) para un usuario basándose en la información proporcionada en la actualización diaria. Si una transferencia específica ocurre solo unas pocas veces al año, el robot es capaz de informar al usuario o al equipo de que es necesaria y crea una actividad de “ToDo” hasta que se complete.

Como se mencionó anteriormente, con el fin de organizar mejor a los equipos, SquidWeb cuenta con “Tipos de usuario”, cada uno con acceso a un conjunto específico de funciones. Cada uno de estos tipos de usuario tiene su propio canal en SquidWeb Messenger y se crea un robot único para cada equipo. El robot solo mostrará información relevante para las necesidades de ese equipo o individuo.

A continuación, se presenta una lista completa de los tipos de usuario existentes en SquidWeb y los módulos incluidos en su actualización diaria:

Actualización diaria personal del usuario:

Información del buzón personal
Tareas personales (ToDos)
Proyectos
Presupuestos

Actualización del equipo de Recursos Humanos:

Información del buzón del equipo de Recursos Humanos
Solicitudes
Información de tareas del equipo (Team ToDos)

Actualización del equipo de Planificación:

Información del buzón del equipo de Planificación
Proyectos
Estadísticas de planificación KPI (enlace a la lista filtrada de la función KPI)
Presupuestos
Información de tareas del equipo (Team ToDos)

Actualización del equipo de Contabilidad:

Información del buzón del equipo de Contabilidad
Estadísticas KPI de contabilidad (enlace a la lista filtrada de la función KPI)
Lista de transferencias bancarias
nformación de tareas del equipo (Team ToDos)

Actualización del equipo de Ventas:

Información del buzón del equipo de Ventas
Información de presupuestos
Conversación sobre presupuestos
Oportunidades de venta (Leads)
Información de tareas del equipo (Team ToDos)

Actualización del equipo de Comunicación:

Estadísticas del buzón de Comunicación
Información de tareas del equipo (Team ToDos)

Un desglose completo de lo que exactamente incluye cada una de estas categorías y cómo se presenta la información puede encontrarse en nuestra Wiki de Robots Diarios.

Recopilar y presentar la información correcta permite al equipo minimizar las reuniones de planificación y el tiempo de actualización, y fomentar hábitos de trabajo eficientes. Para ayudar a reforzar esto, SquidWeb genera KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento) que permiten seguir el desempeño de la empresa sin necesidad de realizar análisis de datos manuales. Los KPIs pueden generarse para cualquier métrica de equipo o individual y pueden incluirse en la actualización diaria, proporcionando al equipo o al personal de gestión una visión inmediata de lo que está sucediendo, áreas que requieren atención o aspectos que están funcionando correctamente.

Editor de robots

Todos los robots se crean en el constructor de robots de SquidWeb. Allí, al robot se le asignan acciones para completar en un orden específico; cada acción puede tener acciones secundarias que dependen de su acción principal. Se pueden apilar múltiples acciones para crear robots cada vez más complejos. Esta estructura modular permite una enorme flexibilidad en los robots de SquidWeb.

Nuestros robots de actualización diaria se componen de dos acciones simples:

Consulta SQL que recopila la información relevante de la base de datos de SquidWeb – la acción principal.
Mensaje formateado que se envía al canal asignado – la acción secundaria.

La consulta SQL solo recibe información de un módulo individual (proyectos, presupuestos, información de KPIs, etc.), pero la empresa, inquilino o usuario sobre el que se recopila la información puede personalizarse cada vez. Esto significa que la misma consulta puede usarse en múltiples robots: el módulo de buzón de correo se utiliza en todos los robots, pero se le asigna un nuevo buzón cada vez.