Automatisierte Buchhaltung mit den SquidWeb-Robotern

Eine kurze Erklärung unserer Roboter: SquidWeb-Roboter ermöglichen es Benutzern, autonome Aktionen als Reaktion auf ein Ereignis zu programmieren. Ein Roboter kann so konfiguriert werden, dass er eine oder mehrere Aktionen ausführt, beispielsweise Benachrichtigungen an Mitarbeitende, die Erstellung von Dokumenten oder den Versand von E-Mails.

Die Automatisierung der Buchhaltung ist eine der zentralen Funktionen der SquidWeb-Roboter. In diesem Lösungsbeispiel liegt der Fokus auf der automatischen Erstellung wiederkehrender Rechnungen.

Eine Lösung für wiederkehrende Rechnungen

Um unser Buchhaltungsteam zu unterstützen und die Effizienz zu steigern, haben wir beschlossen, die Prozesse rund um die Rechnungsstellung zu automatisieren. Ziel war es, Werkzeuge zu implementieren, die wiederkehrende Aufgaben reduzieren und zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten minimieren.

Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten das wiederholte Erstellen identischer Rechnungen sowie die Bearbeitung eingehender Belege. Obwohl diese Aufgaben für den Prozess notwendig sind, sollten sie nicht unnötig Zeit der Buchhaltung in Anspruch nehmen.

Wir haben daher die Erstellung wiederkehrender Rechnungen automatisiert. Anstatt monatlich neue Rechnungen manuell zu erstellen, können Roboter so konfiguriert werden, dass sie automatisch Rechnungen an Kunden generieren – entweder zu einem festgelegten Zeitpunkt oder basierend auf bestimmten Auslösern. Das Buchhaltungsteam kann die Rechnungen bei Bedarf vor dem Versand überprüfen.

Das System nutzt die im System hinterlegten Vorlagen sowie Variablen wie Datum und Rechnungsnummer, um automatisch eine neue Rechnung mit allen korrekten Informationen zu erstellen. Der Zeitpunkt der Ausführung ist vollständig konfigurierbar – beispielsweise am ersten Tag eines jeden Monats.

Die Eliminierung dieser repetitiven Prozesse verschafft unserem Buchhaltungsteam mehr Kapazität für strategisch wichtigere Aufgaben und reduziert gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler.

Unser Team informiert halten

Neben der Automatisierung der Rechnungsstellung ist auch die interne Kommunikation entscheidend. Um unser Buchhaltungsteam zu informieren, senden die Roboter automatisch Benachrichtigungen über neu generierte oder versendete Rechnungen.

Der Roboter versendet automatisch eine Nachricht im SquidWeb-Messenger an das Buchhaltungsteam, um über offene Aufgaben zu informieren und sicherzustellen, dass alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand bleiben.

Darüber hinaus werden Benachrichtigungen auch an die zuständigen Kontakte auf Kundenseite sowie an die verantwortlichen Teammitglieder gesendet. Jede vom Roboter ausgeführte Aktion wird mit Zeitstempel protokolliert.

Buchhaltung mit SquidWeb-Robotern

Ein weiteres Beispiel ist die Automatisierung von Zahlungs- und Mahnprozessen. Die Roboter überwachen automatisch Zahlungsfristen und lösen entsprechende Warnungen aus, sobald ein Zahlungsziel überschritten wird.

Das System kann automatisch Mahnungen erstellen und per E-Mail versenden, sobald eine definierte Frist erreicht ist. Diese Fristen können individuell pro Unternehmen konfiguriert werden.

Zusätzlich können interne Warnmeldungen an das Buchhaltungsteam gesendet werden, sobald eine Zahlungsfrist abläuft. Auch hier erfolgt die Erstellung des Mahndokuments automatisch – ohne manuelles Eingreifen.

Diese Automatisierung ersetzt nicht die Rolle der Buchhaltung, reduziert jedoch repetitive Aufgaben erheblich und minimiert gleichzeitig operative Fehler.