Automatisierte tägliche Messenger-Updates

SquidWeb-Roboter wurden entwickelt, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Ein zentraler Bestandteil moderner Arbeitsprozesse ist es, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Teammitglieder zu liefern.

Tägliche Updates können als Lösung für Daily Stand-ups genutzt werden. Über den integrierten SquidWeb Messenger enthalten automatisierte Updates alle relevanten Systeminformationen, die einzelne Nutzer oder Teams für einen effizienten Arbeitstag benötigen.

Der Roboter sendet jeden Morgen eine strukturierte Übersicht wichtiger Informationen an den jeweiligen Messenger-Kanal. Die Funktion ist vollständig in SquidWeb integriert und stellt sicher, dass jedes Teammitglied genau weiß, was an diesem Tag ansteht.

Eine Lösung für tägliche Stand-ups

Der tägliche Update-Roboter sendet jeden Morgen eine Nachricht an den ihm zugewiesenen SquidWeb-Messenger-Kanal. Die Nachricht ist auf die Bedürfnisse des Kanals zugeschnitten, dem sie zugewiesen ist. Dies kann ein Teamkanal sein, der allen Mitgliedern Informationen liefert, die ihnen bei der Planung ihres Tages helfen, oder es kann sich um ein personalisiertes Update für eine einzelne Person handeln.

Team-Updates
SquidWeb-Benutzer erhalten bei der Erstellung ihres Kontos je nach ihrer Rolle einen Login-Typ. Der Login-Typ legt fest, auf welche Funktionen sie Zugriff haben und welche Informationen sie wiederum täglich benötigen. Wir geben allen Teams einen eigenen Kanal im SquidWeb Messenger, um die Kommunikation so reibungslos wie möglich zu gestalten. Die täglichen Team-Update-Roboter werden kurz vor dem täglichen Login unserer Teammitglieder ausgelöst, sodass diese sofort Zugriff auf alles haben, was sie benötigen, um richtig zu planen und effizient zu arbeiten.

Persönliche Updates

Neben den Team-Informationen erhält jeder einzelne Benutzer ein persönliches tägliches Update, einschließlich der Projekte, E-Mails und Statistiken, die ihm persönlich zugewiesen sind oder die er selbst in SquidWeb erstellt hat. Dies gibt allen unseren Benutzern eine einfache, leicht zugängliche Checkliste, die sie jeden Tag abarbeiten können, und macht es überflüssig, alle ihre Aufgaben separat zu verfolgen.

Das Ergebnis ist ein strukturierter Workflow, bei dem die wichtigsten Informationen direkt auf der Startseite im SquidWeb Messenger verfügbar sind. Beispielsweise können automatisierte Rechnungen, anstehende Aufgaben oder Projekt-Updates direkt zur jeweiligen Seite in SquidWeb verlinkt werden.

Jede Messenger-Nachricht enthält eine strukturierte Übersicht aller relevanten Einträge inklusive Statistiken und Statusinformationen. Sind beispielsweise Projekte enthalten, erhält der Nutzer eine Liste aller Projekte mit aktuellem Status.

Das System kann auch sogenannte „To-do’s für niedrige Priorität“ basierend auf den täglichen Informationen generieren. Tritt ein bestimmtes Ereignis mehrmals im Jahr auf, kann der Roboter den Nutzer automatisch informieren oder eine To-do-Aufgabe erstellen.

Wie bereits erwähnt, kann der Roboter unterschiedliche Empfängertypen berücksichtigen. SquidWeb verfügt über verschiedene Nutzerrollen und Teams. Für jeden Empfängertyp kann ein eigener Messenger-Kanal definiert und ein individueller Roboter eingerichtet werden.

Persönliches tägliches Update

Persönliche Mailbox-Informationen
Persönliche To-do’s
Projekte
Angebote

HR-Team-Update

HR-Mailbox-Informationen
Bewerbungen
Team-To-do’s

Planungs-Team-Update

Planungs-Mailbox-Informationen
Projekte
KPI-Planungsstatistiken
Angebote
Team-To-do’s

Buchhaltungs-Team-Update

Buchhaltungs-Mailbox-Informationen
KPI-Buchhaltungsstatistiken
Banküberweisungen
Team-To-do’s

Vertriebs-Team-Update

Vertriebs-Mailbox-Informationen
Angebote
Angebotsbestätigungen
Leads
Team-To-do’s

Kommunikations-Team-Update

Kommunikations-Mailbox-Statistiken
Team-To-do’s

Eine vollständige Aufschlüsselung dessen, was genau jede dieser Kategorien umfasst und wie die Informationen aufgelistet sind, finden Sie auf unserer Daily Robots Wiki-Seite.

Durch das Sammeln und Präsentieren der richtigen Informationen können sie Planungsbesprechungen und Nachholzeiten minimieren und effiziente Arbeitsgewohnheiten schaffen. Um dies zu unterstützen, erstellt SquidWeb KPIs, mit denen die Unternehmensleistung ohne manuelle Datenanalyse verfolgt werden kann. KPIs können für jedes Team oder jede einzelne Kennzahl generiert und in das tägliche Update aufgenommen werden, um Teams oder Führungskräften einen sofortigen Überblick über die aktuelle Situation, Bereiche, die Aufmerksamkeit erfordern, oder Dinge, die gut funktionieren, zu geben.

Robot builder

Alle Roboter werden im SquidWeb Robot Builder erstellt. Jeder Roboter besteht aus einer definierten Abfolge von Aktionen. Einzelne Aktionen können weitere untergeordnete Aktionen enthalten, wodurch komplexe Workflows möglich sind.

Ein täglicher Update-Roboter kann aus zwei Hauptaktionen bestehen:

Eine SQL-Abfrage, um relevante Informationen aus der SquidWeb-Datenbank zu sammeln (Parent Action)
Eine formatierte Messenger-Aktion, die die Informationen in einer strukturierten Übersicht darstellt (Child Action)

Die SQL-Abfrage kann unterschiedlichste Informationen abrufen – z. B. Projekte, Aufgaben, KPI-Informationen usw. Unternehmen können festlegen, wie die Daten gruppiert oder gefiltert werden. Dieselbe Abfrage kann in mehreren Messenger-Modulen genutzt werden, sodass jedes Team eine individuell zugeschnittene Übersicht erhält.