Um unser Buchhaltungsteam zu unterstützen und die Effizienz zu steigern, haben wir beschlossen, die Prozesse rund um die Rechnungsstellung zu automatisieren. Ziel war es, Werkzeuge zu implementieren, die wiederkehrende Aufgaben reduzieren und zeitaufwendige manuelle Tätigkeiten minimieren.
Zu den wichtigsten Herausforderungen gehörten das wiederholte Erstellen identischer Rechnungen sowie die Bearbeitung eingehender Belege. Obwohl diese Aufgaben für den Prozess notwendig sind, sollten sie nicht unnötig Zeit der Buchhaltung in Anspruch nehmen.
Wir haben daher die Erstellung wiederkehrender Rechnungen automatisiert. Anstatt monatlich neue Rechnungen manuell zu erstellen, können Roboter so konfiguriert werden, dass sie automatisch Rechnungen an Kunden generieren – entweder zu einem festgelegten Zeitpunkt oder basierend auf bestimmten Auslösern. Das Buchhaltungsteam kann die Rechnungen bei Bedarf vor dem Versand überprüfen.
Das System nutzt die im System hinterlegten Vorlagen sowie Variablen wie Datum und Rechnungsnummer, um automatisch eine neue Rechnung mit allen korrekten Informationen zu erstellen. Der Zeitpunkt der Ausführung ist vollständig konfigurierbar – beispielsweise am ersten Tag eines jeden Monats.
Die Eliminierung dieser repetitiven Prozesse verschafft unserem Buchhaltungsteam mehr Kapazität für strategisch wichtigere Aufgaben und reduziert gleichzeitig das Risiko menschlicher Fehler.
